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INTRODUCTION ET OBJECTIFS
La protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, la Charte des droits et libertés de la personne et le
Code civil du Québec.
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de
l’identifier. Par exemple : nom, signature, adresse, dossier médical, numéros de téléphone, courriel,
image et voix, information financière, numéro d’assurance sociale.
COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Coopérative recueille des renseignements personnels lorsqu’elle a un intérêt sérieux et légitime de
le faire et elle ne conserve que ceux qui sont nécessaires à son bon fonctionnement. Si un membre
refuse de consentir à la présente politique ou ses annexes, la Coopérative pourrait être dans
l’impossibilité de lui offrir des services. Dans cette politique le terme « membre » désigne tous les
usagers de la Coopérative, le personnel à domicile et à l’administration ainsi que les administrateurs
et administratrices.
Autre que pour la prestation des services, les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés
pour des fins d’étude de marché, distribution d’infolettres, d’embauche de personnel, etc.
MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés sous clé dans un
classeur. Les dossiers informatiques contenant des renseignements personnels sont quant à eux
protégés par un mot de passe. Ils sont conservés numériquement dans un réseau local hors ligne qui
empêche des individus de s’immiscer dans les dossiers de l’organisation. Une connexion VPN est
également nécessaire pour accéder à certains renseignements. La Coopérative s’est dotée d’un mur
pare-feu et d’un logiciel antivirus pour limiter la portée d’attaques malveillantes.
RESPONSABLE DE LA POLITIQUE
La directrice générale, Madame Stéphanie Côté est directrice générale et responsable de la protection
des renseignements personnels au sein de la Coopérative. Il est possible de la rejoindre au 418 683-
3552, ou à stephanie.cote [at] aideadomicilequebec.com.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lorsque l’objet pour lequel un renseignement personnel a été recueilli est réalisé, la Coopérative le
détruit, sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs sérieux. Le membre peut demander
que tout renseignement personnel le concernant lui soit remis ou détruit. Les documents ou données
contenant des renseignements personnels ne sont jamais jetés au rebut. Ils sont déchiquetés,
reformatés, réécrits ou démagnétisés.
DROIT D’ACCÈS ET DE TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lorsque le membre ou un de ses représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant
le formulaire à cet effet, la Coopérative lui confirmera qu’elle détient des renseignements personnels
le concernant. La Coopérative peut alors, dans les trente (30) jours de la réception de la demande,
permettre la consultation ou le transfert du dossier et tout renseignement personnel y étant consigné.
Les refus sont motivés par écrit dans ce même délai.
Une réponse qui n’est pas donnée dans ce délai équivaut à un refus. Il est alors possible de contester
un refus devant la Commission d’accès à l’information (CAI).
Sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs sérieux, la Coopérative ne peut refuser de
divulguer un renseignement personnel en cas d'urgence à moins qu’il en résulte un préjudice grave
pour la santé du membre.
Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n’a pas le droit de recevoir communication d’un
renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, sauf par l’intermédiaire de ses
parents, de son tuteur légal ou de son avocat. La communication d’un renseignement personnel ne
doit pas nuire aux soins donnés à l’enfant par le professionnel traitant.
DEMANDE DE RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Lorsque le membre ou un de ses représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant
le formulaire à cet effet, la Coopérative doit rectifier ou supprimer des renseignements le concernant,
et ce, dans les trente (30) jours de la réception de la demande. Les refus sont motivés par écrit dans
ce même délai. Une réponse non transmise dans ce délai équivaut à un refus. Il est alors possible de
contester un refus devant la Commission d’accès à l’information (CAI). Si la demande est acceptée, la
Coopérative fournit une preuve confirmant son acceptation. Il est de la responsabilité du membre ou
un de ses représentants autorisés d’aviser la Coopérative de tout changement relativement à ses
renseignements personnels. La Coopérative ne peut être tenue responsable de son refus d’accéder à
la demande d’un membre qui n’a pas fourni les renseignements utiles pour effectuer la rectification
demandée.
COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS
Au moment de recueillir des renseignements personnels, la Coopérative fait remplir un formulaire au
membre. Les tiers qui n’y figurent pas doivent obtenir le consentement exprès du membre pour
accéder à ses renseignements personnels, sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs
sérieux. La Coopérative s’assure que la politique est respectée par les tiers.
FRAIS DE TRANSCRIPTION, REPRODUCTION OU TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Coopérative charge des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission
de renseignements personnels.
PROCESSUS EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ
En cas d’incident concernant des renseignements personnels, la Coopérative s’assure de suivre la
procédure prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
et ses règlements. Les membres, la Commission d’accès à l’information (CAI) et les tiers autorisés
seront avisés dès que possible. Lorsqu’un membre décèle un incident, il doit contacter la personne
responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées affichées ci-haut. Les
plaintes/signalements sont traitées dans un maximum de trente (30) jours après leur dépôt.
Malgré toutes les mesures mises en place, la Coopérative ne peut garantir une sécurité infaillible à
tout scénario envisageable.
INAPPLICATION DE LA POLITIQUE
Lorsqu’un membre ou un tiers autorisé quitte le site internet de la Coopérative pour n’importe quel
autre site internet dont le lien figure sur celui de la Coopérative, la présente politique n’est plus
applicable. Il faut alors se référer à leur politique, le cas échéant.
Lorsqu’une loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal fait en sorte de contraindre la Coopérative
à transmettre des renseignements personnels, il est entendu que la Coopérative ne peut pas garantir
le niveau de confidentialité et sécurité institué par la personne ou le gouvernement qui se les voit
conférer.
Advenant une fusion ou autre restructuration juridique de la Coopérative, cette dernière pourra
transmettre tous les renseignements personnels à la nouvelle entité juridique ainsi créée.