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INTRODUCTION ET OBJECTIFS

La protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la protection des 
renseignements personnels dans le secteur privé, la Charte des droits et libertés de la personne et le 
Code civil du Québec. 
Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de 
l’identifier. Par exemple : nom, signature, adresse, dossier médical, numéros de téléphone, courriel, 
image et voix, information financière, numéro d’assurance sociale.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Coopérative recueille des renseignements personnels lorsqu’elle a un intérêt sérieux et légitime de 
le faire et elle ne conserve que ceux qui sont nécessaires à son bon fonctionnement. Si un membre 
refuse de consentir à la présente politique ou ses annexes, la Coopérative pourrait être dans 
l’impossibilité de lui offrir des services. Dans cette politique le terme « membre » désigne tous les 
usagers de la Coopérative, le personnel à domicile et à l’administration ainsi que les administrateurs 
et administratrices. 
Autre que pour la prestation des services, les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés 
pour des fins d’étude de marché, distribution d’infolettres, d’embauche de personnel, etc.

MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés sous clé dans un 
classeur. Les dossiers informatiques contenant des renseignements personnels sont quant à eux 
protégés par un mot de passe. Ils sont conservés numériquement dans un réseau local hors ligne qui 
empêche des individus de s’immiscer dans les dossiers de l’organisation. Une connexion VPN est 
également nécessaire pour accéder à certains renseignements. La Coopérative s’est dotée d’un mur 
pare-feu et d’un logiciel antivirus pour limiter la portée d’attaques malveillantes.

RESPONSABLE DE LA POLITIQUE

La directrice générale, Madame Stéphanie Côté est directrice générale et responsable de la protection 
des renseignements personnels au sein de la Coopérative. Il est possible de la rejoindre au 418 683- 
3552, ou à stephanie.cote [at] aideadomicilequebec.com.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque l’objet pour lequel un renseignement personnel a été recueilli est réalisé, la Coopérative le 
détruit, sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs sérieux. Le membre peut demander 
que tout renseignement personnel le concernant lui soit remis ou détruit. Les documents ou données 
contenant des renseignements personnels ne sont jamais jetés au rebut. Ils sont déchiquetés, 
reformatés, réécrits ou démagnétisés.

DROIT D’ACCÈS ET DE TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque le membre ou un de ses représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant 
le formulaire à cet effet, la Coopérative lui confirmera qu’elle détient des renseignements personnels 
le concernant. La Coopérative peut alors, dans les trente (30) jours de la réception de la demande, 
permettre la consultation ou le transfert du dossier et tout renseignement personnel y étant consigné. 
Les refus sont motivés par écrit dans ce même délai. 
Une réponse qui n’est pas donnée dans ce délai équivaut à un refus. Il est alors possible de contester 
un refus devant la Commission d’accès à l’information (CAI). 
Sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs sérieux, la Coopérative ne peut refuser de 
divulguer un renseignement personnel en cas d'urgence à moins qu’il en résulte un préjudice grave 
pour la santé du membre. 
Toutefois, un mineur de moins de 14 ans n’a pas le droit de recevoir communication d’un 
renseignement personnel de nature médicale ou sociale le concernant, sauf par l’intermédiaire de ses 
parents, de son tuteur légal ou de son avocat. La communication d’un renseignement personnel ne 
doit pas nuire aux soins donnés à l’enfant par le professionnel traitant.

DEMANDE DE RECTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque le membre ou un de ses représentants autorisés en fait la demande écrite ou en remplissant 
le formulaire à cet effet, la Coopérative doit rectifier ou supprimer des renseignements le concernant, 
et ce, dans les trente (30) jours de la réception de la demande. Les refus sont motivés par écrit dans 
ce même délai. Une réponse non transmise dans ce délai équivaut à un refus. Il est alors possible de 
contester un refus devant la Commission d’accès à l’information (CAI). Si la demande est acceptée, la 
Coopérative fournit une preuve confirmant son acceptation. Il est de la responsabilité du membre ou 
un de ses représentants autorisés d’aviser la Coopérative de tout changement relativement à ses 
renseignements personnels. La Coopérative ne peut être tenue responsable de son refus d’accéder à 
la demande d’un membre qui n’a pas fourni les renseignements utiles pour effectuer la rectification 
demandée.

COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS

Au moment de recueillir des renseignements personnels, la Coopérative fait remplir un formulaire au 
membre. Les tiers qui n’y figurent pas doivent obtenir le consentement exprès du membre pour 
accéder à ses renseignements personnels, sauf dans des situations exceptionnelles et pour des motifs 
sérieux. La Coopérative s’assure que la politique est respectée par les tiers.

FRAIS DE TRANSCRIPTION, REPRODUCTION OU TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Coopérative charge des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission 
de renseignements personnels.

PROCESSUS EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d’incident concernant des renseignements personnels, la Coopérative s’assure de suivre la 
procédure prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 
et ses règlements. Les membres, la Commission d’accès à l’information (CAI) et les tiers autorisés 
seront avisés dès que possible. Lorsqu’un membre décèle un incident, il doit contacter la personne 
responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées affichées ci-haut. Les 
plaintes/signalements sont traitées dans un maximum de trente (30) jours après leur dépôt. 
Malgré toutes les mesures mises en place, la Coopérative ne peut garantir une sécurité infaillible à 
tout scénario envisageable.

INAPPLICATION DE LA POLITIQUE

Lorsqu’un membre ou un tiers autorisé quitte le site internet de la Coopérative pour n’importe quel 
autre site internet dont le lien figure sur celui de la Coopérative, la présente politique n’est plus 
applicable. Il faut alors se référer à leur politique, le cas échéant. 
Lorsqu’une loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal fait en sorte de contraindre la Coopérative 
à transmettre des renseignements personnels, il est entendu que la Coopérative ne peut pas garantir 
le niveau de confidentialité et sécurité institué par la personne ou le gouvernement qui se les voit 
conférer. 
Advenant une fusion ou autre restructuration juridique de la Coopérative, cette dernière pourra 
transmettre tous les renseignements personnels à la nouvelle entité juridique ainsi créée.